Учет расчетов с подотчетными лицами

В деятельности предприятия нередко бывают случаи, когда работник должен сделать что-то, требующее денег. Примеры таких ситуаций: покупка товаров для хозяйственных или управленческих нужд, командировка. Тратить свои деньги на нужды предприятия работник не должен. В этих случаях он получает деньги от предприятия, а впоследствии должен за них отчитаться. Такой работник называется подотчетным лицом, а сумма, которую он получил – подотчетной суммой.

Учет подотчетных сумм ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет активно-пассивный. В большинстве случаев счет выступает как активный. Дебет означает появление задолженности по подотчетной сумме. По отношению к предприятию эта задолженность является дебиторской (работник нам должен). Кредит означает погашение дебиторской задолженности.

Пассивным счет 71 может стать в случаях перерасхода по подотчетной сумме. Если работник потратил на нужды предприятия собственные деньги (например, находясь в командировке) и предоставил подтверждающие документы, у предприятия возникает долг перед ним.

Как правило, подотчетная сумма выдается из кассы, и ее выдача оформляется такой проводкой:

Д 71 К 50 – выдана подотчетная сумма из кассы.

Перевод подотчетных сумм на банковскую карту работника возможен, но эта возможность должна быть прописана в учетной политике или в инструкции по использованию подотчетных сумм. В этом случае проводка будет такая:

Д 71 К 51 – перечислена подотчетная сумма на банковскую карту работника.

Подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, в котором расписывает все расходы, которые он совершил. К авансовому отчету прилагаются подтверждающие документы (товарные чеки, билеты, счета из гостиниц и др.). Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение установленного срока после возвращения из командировки. Если командировки не было, то в течение установленного срока после получения подотчетной суммы. По кредиту будет счет 71 (уменьшение дебиторской задолженности работника), счет по дебету зависит от характера расходов. Это может быть счет 10 «Материалы», если работник приобрел материалы, или счет 26 «Общехозяйственные расходы» (для производственного предприятия), или счет 44 «Расходы на продажу» (для торгового предприятия). Примеры проводок по списанию задолженности по подотчетной сумме:

Д 10 К 71

Д 26 К 71

Д 44 К 71.

Если работник не предоставил авансовый отчет либо подтверждающие документы, у него образуется долг перед предприятием, который удерживается из заработной платы.  В этом случае составляется такая проводка:

Д 70 К 71 – удержана из заработной платы задолженность по подотчетной сумме.

Дебет пассивного счета 70 означает уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате перед работником. Кредит активного счета 71 означает уменьшение дебиторской задолженности работника перед предприятием.

К списку тем

Учет расчетов с подотчетными лицами: 2 комментария

  1. А что делать в случае, когда срок (3 рабочих дня) пропущен, но документы, подтверждающие расходы все есть?

    1. Азы бухгатерского учета:

      Мария, добрый день! Если работник не сдал отчет в срок по уважительной причине (например, будучи на больничном), то 3 дня отсчитываются с момента его выхода на работу. Если уважительной причины нет, то предприятие принимает решение — либо принять отчет позже срока, либо удерживать подотчетную сумму из зарплаты работника в установленном порядке. Здесь сложная ситуация — ст. 168 ТК РФ обязывает работодателя возместить работнику командировочные расходы, если подтверждающие документы есть, то удержание подотчетных сумм будет нарушением ТК РФ. Сдача авансового отчета позже срока будет нарушением кассовой дисциплины, но на данный момент штрафов для предприятия за это нарушение нет, при проверках может быть замечание. Также могут возникнуть налоговые последствия, почитать об этом можно здесь: https://uchet-expert.ru/vopros/mozhno-li-otkazat-sotrudniku-v-vozmeshhenii-rashodov-esli-avansovyj-otchet-predostavlen-s-opozdaniem/. Если это реальная ситуация в Вашей работе, рекомендуем Вам дополнительно проконсультироваться с практикующими бухгалтерами на других сайтах. Благодарим за Ваш вопрос, всегда рады Вас видеть.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Нажимая кнопку "Отправить комментарий", Вы даёте свое согласие на обработку введенных персональных данных в соответствии с Федеральным Законом №152-ФЗ от 27.07.2006 "О персональных данных" и Политикой конфиденциальности данного сайта, а также на публикацию введенных персональных данных на данном сайте рядом с Вашим комментарием.