Ситуация.
Предприятие отправило сотрудника в командировку для участия в переговорах и выдало под отчет 11000 руб. из кассы. Командировка длилась 2 дня. Сотрудник ночевал в гостинице 2 ночи. Стоимость одной ночи в гостинице – 3000 руб., включая НДС. Расходы на дорогу туда и обратно составили 5000 руб., включая НДС. За каждый день нахождения в командировке сотруднику выплачиваются суточные в размере 700 руб. По возвращении из командировки сотрудник предоставил авансовый отчет и приложил к нему документы, подтверждающие расходы (счет из гостиницы, билеты на поезд). Нужно оформить ситуацию проводками.
Решение.
До командировки.
Д 71 К 50 на сумму 8000 руб. – выданы под отчет денежные средства на командировку.
После командировки.
Командировка связана с участием в переговорах, это можно отнести к общехозяйственным расходам. Поэтому будем использовать счет 26 «Общехозяйственные расходы».
Д 26 К 71 на сумму 1400 руб. (=700*2) – на основании авансового отчета начислены суточные.
Теперь нам нужно отнести на общехозяйственные расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице. Нам дана сумма с НДС – 6000 руб. (=6000*2).
Рассчитаем НДС: 6000*0,2=1200 (руб.)
В формуле выше мы умножали на 0,2, так как ставка НДС составляет 20%. 20%, выраженные в долях, составляют 0,2. Подставлять в формулы всегда нужно доли, а не проценты.
Рассчитаем стоимость проживания сотрудника в гостинице без НДС:
6000-1200=4800 (руб.)
На счет 26 мы относим сумму без НДС. Сумма НДС относится на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям», на эту сумму предприятие может получить налоговый вычет.
Д 26 К 71 на сумму 4800 руб. – на основании авансового отчета учтены расходы на проживание сотрудника в гостинице.
Д 19 К 71 на сумму 1200 руб. – выделен НДС по расходам на проживание сотрудника в гостинице.
Таким же образом оформляем транспортные расходы.
Транспортные расходы с НДС – 5000 руб.
НДС=5000*0,2=1000 (руб.)
Транспортные расходы без НДС: 5000-1000=4000 (руб.)
Д 26 К 71 на сумму 4000 руб. — на основании авансового отчета учтены транспортные расходы.
Д 19 К 71 на сумму 1000 руб. – выделен НДС по транспортным расходам.
Мы обработали авансовый отчет и составили по нему проводки. Подсчитаем, сколько всего потратил сотрудник за время командировки. В этих расчетах мы возьмем суммы с НДС, так как сотрудник оплачивал гостиницу и билеты с НДС, и предприятие должно полностью компенсировать ему это, а дальнейшее получение налогового вычета – это проблема предприятия, а не командированного сотрудника. Сюда же прибавляем и суточные, которые должны быть выплачены работнику в качестве компенсации различных неудобств, а также дополнительных личных расходов, которые он понес в связи с командировкой (питание в дороге и т.п.).
6000+5000+1400=12400 (руб.)
Подотчетная сумма по факту составила 12400 руб., а перед командировкой мы выдали сотруднику всего 11000 руб. Значит, 1400 руб. мы должны ему компенсировать. Для этого выдаем из кассы 1400 руб. и делаем проводку:
Д 71 К 50 на сумму 1400 руб. – произведен расчет с подотчетным лицом на основании авансового отчета.