Каждая хозяйственная операция в обязательном порядке оформляется первичным документом. Первичный документ фиксирует факт совершения хозяйственной операции и является юридическим доказательством ее совершения.
Правила оформления первичных документов:
- Документ оформляется непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Если это невозможно, то как можно раньше после ее окончания.
- Первичный документ не всегда составляется бухгалтером. Это может делать продавец, менеджер, кладовщик. Такой сотрудник передает первичные документы в бухгалтерию по графику документооборота, утвержденному на предприятии. Бухгалтер не несет ответственности за достоверность данных в первичных документах, которые оформлял не он.
- Первичные документы в РФ составляются на русском языке.
- Первичный документ может быть бумажным и электронным. Электронный первичный документ должен быть подписан электронной подписью.
- Форма первичного документа может быть разработана бухгалтером и утверждена руководителем предприятия. Однако есть исключения – документы, по которым надо обязательно использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. К таким исключениям относятся, в частности, кассовые документы (приходный и расходный кассовые ордера, кассовая книга, расчетно-платежная ведомость).
- В первичных документах не должно быть пустых строк, в них ставится прочерк.
Первичный документ обязательно должен содержать следующие данные:
- Наименование документа.
- Код формы.
- Дату составления документа.
- Полное название предприятия.
- Содержание хозяйственной операции.
- Единицы измерения объекта хозяйственной операции (натуральное и денежное выражение). Натуральное выражение – это количество в натуральных измерителях (в штуках, килограммах, метрах). Денежное выражение – это стоимость данного объекта в рублях.
- Данные должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции (ФИО, должность, подпись с расшифровкой).
Если в первичном документе допущена ошибка, то она исправляется корректурным способом:
- Неправильная запись зачеркивается горизонтальной чертой, так, чтобы зачеркнутую запись можно было прочитать.
- Делается запись «Исправлено».
- Указывается дата исправления.
- Ставятся подписи лиц, составивших первичный документ.
Примеры первичных учетных документов:
— по основным средствам: акт о приеме-передаче объекта основных средств, акт о приеме-передаче здания (сооружения), акт о приеме-передаче группы объектов основных средств;
— по материалам: требование-накладная, путевой лист, приходный ордер, акт о приемке материалов;
— по кассе: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, кассовая книга, расчетно-платежная ведомость, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
— по расчетам с подотчетными лицами: служебное задание на командировку, приказ о направлении в командировку, авансовый отчет;
— по НДС: счет-фактура.